Stellen Sie sich vor, ein erfahrener, unvoreingenommener Experte* betrachtet Ihr Unternehmen mit frischen Augen, ganz anders als Mitarbeiter, die schon Jahre dabei sind. Welche Aspekte kann man für den Fall in Betracht ziehen?
Investition
Natürlich kostet jedes Audit Geld, auch ein nicht umittelbar auf ein Zertifikat (z. B. ISO 27001, TISAX®-Label**) bezogenes unabhängiges Audit durch Dritte. Und es braucht internen Support durch Mitarbeiter! Die Maßnahme sollte aufgrund der anfallenden Kosten und der zeitlichen Investitionen klare Ziele haben und gut begründet werden. Daher ist es wichtig, auch die Vorteile unabhängiger Audits zu kennen.
Ende mit „weiter so“
Biologisch lässt sich bei Menschen erklären, dass Veränderungen nicht sehr beliebt sind. So muss unser Hirn mehr Energie einsetzen, neue Wege zu finden, anstatt bekannte immer wieder abzurufen. Die Evolution sagt dem Hirn aber, dass es Energie sparen soll! Deshalb treffen Menschen eher „bekannte oder geübte“ Entscheidungen, die schon einmal "überdacht" wurden, als „neue“. Genauso verhält es sich mit Texten, die man Korrektur liest, nach dem ersten Durchlauf findet man den Fehler nicht mehr, da das Hirn "abschaltet", es kennt den Text ja schon und reduziert die eingesetzte Energie.
Auch Organisationen haben aus soziologischen Gründen Beharrungskräfte, denn Änderungen sind aufwendig, bringen Unsicherheiten, stiften Unruhe, bis hin zum Kunden. "Bekannte" Schmerzen sind zu beurteilen, "neue" Schmerzen sind möglich, aber ungewiss. Daher bleibt man lieber beim Bewährten, auch wenn es nicht gut ist. Organisationen ändern sich daher meist nur durch externen Druck bzw. Vorfälle oder eigene Motivation. Die klassischen Phasen der Organisationsentwicklung sind dabei das "Auftauen", also die Schaffung von Motivation für Veränderung, das "Moving", also die Veränderung selbst und das "Refreezing", also das Stabilisieren der Veränderung.
Traditionen
Von Externen werden Themen angesprochen, die intern aus Tradition „tabu“ sind und diese werden somit wieder neu thematisiert. Und nur weil der Senior-Chef das vor 20 Jahren verfügt hat, muss es heute nicht mehr richtig sein, das fortzusetzen. Neue Blickwinkel im Audit einzunehmen, kann verborgene Potenziale aufdecken und Ihnen helfen, Ihr Unternehmen in einem neuen Licht zu sehen, es kann auch zu wertvollen Erkenntnissen führen.
Menschlicher Faktor
Externe Auditoren werden immer ohne Loyalitäten die Sachlage analysieren und keiner muss darauf Rücksicht nehmen, morgen in der Kantine die „Quittung“ zu bekommen für das Aussprechen unbequemer Wahrheiten, zudem haben sie keine persönlichen Loyalitäten oder Seilschaften, unter "Kollegen" tut man sich nicht weh.
Und den externen nimmt man eher als "Wichtig" wahr und bereitet sich vor, intern lässt sich vieles anders argumentieren oder bleibt nur auf der Tonspur. Ein externer muss Evidenzen hinterfragen.
Vertrauen im Markt
Ein unabhängiges Audit ist wie ein Gütesiegel für Ihr Unternehmen. Es zeigt Ihren Kunden, Partnern und Investoren, dass Sie nichts zu verbergen haben und offen für Verbesserungen sind. Dieses gesteigerte Vertrauen kann sich positiv auf Geschäftsbeziehungen und möglicherweise sogar auf Ihre Umsätze auswirken.
Frühzeitige Risikominimierung
Denken Sie an ein Audit als eine Art Gesundheitscheck für Ihr Unternehmen. Es hilft Ihnen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu kostspieligen Krisen werden. Diese präventive Maßnahme kann Ihnen langfristig viel Geld und Stress ersparen.
Optimierung Ihrer Ressourcen
Ein unabhängiges Audit kann Ihnen helfen, versteckte Effizienzpotenziale zu entdecken. Es ist, als würden Sie Ihre Unternehmensabläufe durch eine Lupe betrachten. Sie könnten überrascht sein, wie viele Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Leistungssteigerung sich dadurch eröffnen.
Fachwissen
Sicherlich gibt es gute Fachleute im Hause, aber sind immer alle up to date? Externe Auditoren bringen spezifisches Fachwissen mit, manchmal aus dem gleichen Umfeld oder auch anderen Bereichen. Sie identifizieren oft Risiken, die intern übersehen werden könnten oder bringen über Transferwissen neue Aspekte ein.
Förderung einer Kultur der Exzellenz
Ein Audit kann wie ein Katalysator für positive Veränderungen in Ihrem Unternehmen wirken. Es motiviert Ihre Mitarbeiter, stets ihr Bestes zu geben und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Allein die Tatsache, sich aktiv Zeit zu nehmen, sich selbst und die Prozesse zu hinterfragen, bewegt die Organisation schon weiter. Langfristig kann dies zu einer gesteigerten Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit führen, was sich wiederum positiv auf Ihre Geschäftsergebnisse auswirkt.
Objektivität
Dies ist ein wichtiger Maßstab, „Gefälligkeitsgutachten“ mit einem vorab definierten Ergebnis sind in jedem Falle zu vermeiden und auch die Sprache im Gutachten sollte klar und frei von Polemik oder Schönfärberei sein.
Objektivität eines externen vermeidet Betriebsblindheit, bekannte Mängel werden nicht mehr als „normal“ gesehen oder ignoriert oder totgeschwiegen, sie werden klar angesprochen.
Normen, Standards und Gesetze
Einen Bezugsrahmen zu haben, ist eine wichtige Bedingung, denn man muss sich Ziele geben und Anforderungen, auf die ein Audit aufgebaut wird. So kann man das Informationsssicherheitsmanagementsystem auf Basis der ISO 27001 bewerten, das Qualitätsmanagment auf Basis der ISO 9001. Und den Datenschutz kann man auf Basis der DSGVO bewerten und/oder auf Basis der ISO 27701.
Fazit
Wir sehen, es gibt viele Aspekte, diese Betrachtungsweise macht deutlich, dass ein unabhängiges Audit nicht nur ein notwendiges Übel ist, sondern eine Investition in die Zukunft und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens darstellt. Es bietet Ihnen die Chance, Ihr Unternehmen zu stärken, Sicherheitslücken und ineffiziente Prozesse frühzeitig zu erkennen und für zukünftige Herausforderungen zu rüsten.
Es wäre wünschenswert, wenn die Ergebnisse dann nicht in der Schublade verschwinden, sondern in die Gestaltung der Umsetzung von Veränderungen einbezogen werden, aber das ist eine andere Geschichte......
*Wenn hier von Auditoren oder Experten gesprochen wird, dient das der Lesbarkeit, es sind alle Geschlechter gemeint.
**TISAX® ist ein Markenzeichen der ENX Association.
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