Von Dokumentenchaos zu effizientem ISMS: Warum veraltete Dokumentenablagen nicht mehr genügen
Die Anforderungen an Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS) steigen stetig. Unternehmen müssen nicht nur gesetzliche Vorgaben und Standards wie ISO 27001, TISAX oder NIS2 erfüllen, sondern auch ihre internen Sicherheitsprozesse effizient verwalten. Doch noch immer setzen viele Organisationen auf eine veraltete, dokumentenbasierte Vorgehensweise: Dateien werden auf Netzlaufwerken oder in SharePoint-Ablagen gespeichert, müssen manuell verwaltet, versioniert und freigegeben werden. Diese Methode mag in der Vergangenheit funktioniert haben – doch sie ist heute längst nicht mehr "state-of-the-art".
Warum das Arbeiten mit klassischen Dokumentenablagen ineffizient ist
Viele Unternehmen glauben, dass eine simple Dokumentenablage auf einem Server oder in SharePoint für ein ISMS ausreicht. Doch das Gegenteil ist der Fall und hat Auswirkungen:
Hoher Verwaltungsaufwand: Bearbeiten, Einchecken, Auschecken und Versionieren von Dokumenten kosten wertvolle Zeit und führen zu Fehlerquellen. Jedes Dokument muss manuell aktualisiert, geprüft und freigegeben werden. Je mehr Beteiligte involviert sind, desto komplexer wird dieser Prozess.
Fehlende Nachvollziehbarkeit Wer hat wann was geändert? In klassischen Dokumentenspeichern sind Änderungen oft schwer nachvollziehbar, was zu Problemen in Audits führen kann.
Mangelnde Zusammenarbeit: ISMS-Prozesse sind keine Einzelaufgabe, sondern betreffen verschiedene Abteilungen. Eine isolierte Dokumentenverwaltung behindert die Zusammenarbeit und erschwert eine einheitliche Umsetzung. Silodenken wird damit gefördert.
Schwierige Skalierbarkeit: Mit steigenden Sicherheitsanforderungen wachsen auch die Dokumentenmengen. Die manuelle Verwaltung stößt schnell an ihre Grenzen.
Erhöhtes Risiko für Sicherheitslücken: Dezentrale, unstrukturierte Ablagen sind fehleranfällig und erhöhen das Risiko, dass wichtige Sicherheitsrichtlinien übersehen oder nicht eingehalten werden. Nicht überall sind die Laufwerke sauber geschützt, oft kann jeder alles sehen und machen.
Keine Automatisierungen: Ein Mananagementreview muss vielfach noch manuell erstellt werden, das ist aufwendig und kann kaum automatisiert werden.
Die Macht der Gewohnheit
Ein zentraler Grund, warum Unternehmen weiterhin auf klassische Dokumentenablagen setzen, ist die Macht der Gewohnheit. Viele Mitarbeiter – insbesondere in Unternehmen mit einer älteren Belegschaft – sind seit Jahren an die Nutzung von Netzlaufwerken oder SharePoint gewöhnt. Sie kennen die Abläufe und scheuen Veränderungen, da sie befürchten, dass neue Systeme zu kompliziert sein könnten oder zusätzlichen Schulungsaufwand erfordern, sie sehen keinen unmittelbaren Bedarf für eine Umstellung.
Fehlendes Wissen über moderne Lösungen
Unternehmen, die über Jahre hinweg keine digitale Transformation angestoßen haben, sind oft nicht mit den Vorteilen und Möglichkeiten moderner ISMS-Plattformen vertraut.
Risiken für junge Mitarbeiter
Während langjährige Mitarbeiter oft an klassische Dokumentenablagen gewöhnt sind, tun sich jüngere Arbeitnehmer damit schwer. Digital Natives sind mit Cloud-Technologien, intuitiven Kollaborations-Tools und automatisierten Workflows vertraut. Moderne Teams arbeiten agil und interdisziplinär. Dokumentenbasierte Systeme verhindern eine nahtlose Zusammenarbeit und stehen modernen Arbeitsmethoden entgegen. Die Arbeit mit statischen Dateien auf Netzlaufwerken wirkt für junge Mitarbeiter umständlich und ineffizient.
Denn junge Talente erwarten effiziente digitale Prozesse! Wenn sie auf veraltete Ablagesysteme stoßen, empfinden sie dies als Rückschritt und ineffiziente Arbeitsweise, das führt zu Frustration und Demotivation sowie zum Verlust an Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmen. Denn Organisationen, die keine modernen digitalen Systeme einsetzen, haben es schwerer, junge Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.
Eh-da-Kosten
Oft ist es gut gemeint, erst einmal auf bestehende dokumentenbasierte Systeme zu setzen, diese sind "eh da" und verlangen keine neuen investitionen. Und gerade in Zeiten mit Kostendruck mag es geraten scheinen, keine neuen Investitionen zu tätigen. Auch die ineffiziente Mehrarbeit mit Dokumenten wird gerne bagatellisiert. Denn die Mitarbeiter, die damit arbeiten, sind "eh da". Es fallen also vermeintlich keine additiven Kosten an. Den Aufwand an Zeit für die Ineffiziente Arbeit misst jedoch niemand. Und könnten die Kolleginnen und Kollegen nicht besseres tun in der Zeit?
Verlinkungen und Freigabeprozesse in SharePoint
Sicherlich lassen sich auch in dem oft genutzten MS-SharePoint interessante Funktionen nutzen, aber auch das ist aufwendig, da man es erst einmal konzipieren und implementieren sowie pflegen muss. Somit wird oft die Funktionsvielfalt der Plattform nicht genutzt, es entsteht lediglich ein Dokumentenstapel, eine "elektronische Loseblattsammlung".
Moderne ISMS-Software: Effizienz, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit
Der richtige Weg führt über moderne, kollaborative ISMS-Plattformen, die Prozesse, Regeln und Maßnahmen direkt abbilden und ggf. sogar automatisieren. Diese Systeme bieten zahlreiche Vorteile:
Strukturierte Workflows: Anstatt Dokumente manuell zu verwalten, können Sicherheitsprozesse mit klar definierten Workflows gesteuert werden – inklusive automatischer Versionierung und Freigaben.
Zentrale Plattform statt verstreuter Dokumente: Alle ISMS-relevanten Informationen sind an einem Ort gebündelt, immer aktuell und für berechtigte Personen jederzeit zugänglich.
Einfache Zusammenarbeit: Teams können gleichzeitig an Prozessen arbeiten, Änderungen sind transparent nachvollziehbar, und Verantwortlichkeiten sind klar definiert.
Automatisierte Reports & Audits: Anstatt Dokumente mühsam zu durchforsten, können Unternehmen auf Knopfdruck Berichte und Nachweise generieren, die direkt für Audits genutzt werden können.
Schnelle Anpassung an neue Anforderungen: Ob neue Compliance-Vorgaben oder geänderte Sicherheitsmaßnahmen – Anpassungen können einfach vorgenommen und direkt im System ausgerollt werden.
Kostensenkung durch moderne ISMS-Systeme
Viele Unternehmen halten an klassischen Dokumentenablagen fest, weil sie glauben, dass spezialisierte ISMS-Software teuer sei. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Der Umstieg auf eine moderne Lösung senkt langfristig die Kosten erheblich.
Reduzierter Arbeitsaufwand: Durch automatisierte Workflows und zentrale Verwaltung entfallen viele manuelle Tätigkeiten, was den Zeitaufwand für Mitarbeiter reduziert.
Weniger Fehler und Nacharbeiten: Fehlende Versionierungen oder versehentlich überschriebene Dokumente gehören der Vergangenheit an. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Fehlerkorrekturen.
Schnellere Audits: Die Vorbereitung auf externe und interne Audits wird erheblich erleichtert, da alle relevanten Informationen bereits systematisch erfasst sind. Das senkt den Aufwand für Auditoren und spart wertvolle Arbeitszeit.
Vermeidung von Sicherheitsvorfällen: Unstrukturierte Dokumentensysteme bergen hohe Risiken. Sicherheitsverletzungen oder Verstöße gegen Compliance-Vorgaben können zu hohen Bußgeldern oder Imageschäden führen. Ein ISMS-System hilft, solche Risiken zu minimieren.
Flexibilität: Mehrere Managementsysteme in einer Plattform abbilden
Ein weiterer entscheidender Vorteil moderner ISMS-Lösungen ist ihre Fähigkeit, mehrere Managementsysteme gleichzeitig abzubilden. Unternehmen, die neben dem ISMS auch andere Standards wie ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) oder ISO 45001 (Arbeitsschutz) umsetzen müssen, können dies auf einer einheitlichen Plattform tun.
Synergieeffekte nutzen: Viele Anforderungen aus verschiedenen Managementsystemen überschneiden sich. Eine zentrale Plattform ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Prozessen, Dokumenten und Workflows, anstatt für jedes System eine separate Verwaltung aufzubauen.
Bessere Konsistenz und Integration: Anstatt mehrere isolierte Insellösungen zu betreiben, können Unternehmen alle Managementsysteme effizient verknüpfen und sicherstellen, dass Prozesse und Vorgaben harmonisiert sind.
Reduktion des Schulungsaufwands: Mitarbeiter müssen nicht mehrere Systeme beherrschen, sondern arbeiten mit einer einheitlichen, benutzerfreundlichen Plattform, was den Schulungsaufwand erheblich reduziert.
Fazit: Wer auf reine Dokumentenablagen setzt, bleibt in der Vergangenheit stecken
Die Zeiten, in denen ISMS mit statischen Word-Dokumenten und Excel-Tabellen verwaltet wurden, sind vorbei. Unternehmen, die weiterhin auf veraltete Ablagesysteme setzen, riskieren nicht nur Ineffizienz, sondern auch Compliance-Probleme und Sicherheitslücken sowie mangelnde Attraktivität für Bewerber. Die moderne Alternative sind ISMS-Plattformen, die Prozesse zentralisieren, automatisieren und den Verwaltungsaufwand drastisch reduzieren:
Weniger Aufwand durch automatisierte Workflows und zentrale Verwaltung.
Mehr Sicherheit durch strukturierte, nachvollziehbare Prozesse.
Geringere Kosten durch optimierte Abläufe und vermiedene Fehler.
Höhere Flexibilität durch Integration mehrerer Managementsysteme.
Wer sein Unternehmen wirklich sicher und zukunftsfähig aufstellen will, sollte nicht in der Vergangenheit verweilen – sondern die Chancen der Digitalisierung konsequent nutzen. Jetzt ist die Zeit für ein modernes, effizientes ISMS!
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